Contrato de Prestação de Serviços Contábeis

O contrato de prestação de serviços contábeis tem por finalidade comprovar os limites e a extensão da responsabilidade técnica do profissional contábil, permitindo a segurança das partes – organização contábil e cliente – e o regular desempenho das obrigações assumidas.

As regras que envolvem a elaboração do contrato de prestação de serviços contábeis estão estabelecidas na Resolução CFC n.º 1590/2020 e na Lei n.º 10.406/2002 (Código Civil/2002), que traz, em seus artigos 593 a 609, as regras aplicáveis à prestação de serviços não sujeitas às leis trabalhistas ou à lei especial.

O Novo Código de Ética Profissional do Contador – NBC PG 01 (CEPC) estabelece que o contrato de prestação de serviços contábeis deve ser precedido de proposta escrita, com a descrição detalhada de todos os serviços a serem prestados, o valor individual e a forma de reajuste e a periodicidade desses serviços.

Profissionais e organização contábeis que não preenchem os requisitos legais, como habilitação e registro profissional junto ao CRC, não têm o direito de prestar serviços contábeis.

A oferta de serviços deverá ser feita mediante proposta que contenha o detalhamento dos serviços, a periodicidade, o valor de cada serviço, condições de pagamento, prazo de duração da prestação de serviços, forma de reajuste, a parte dos serviços que deverá ser executada pelo contratante (caso tenha) e outros elementos necessários para formalização do contrato.

A inobservância do detalhamento dos serviços contábeis a serem prestados obriga o profissional da contabilidade a realizar todo e qualquer serviço compatível com a sua habilitação e condições de preço e prazo a serem ajustadas entre as partes.

Após aceitação formal da proposta de serviços, será celebrado, por escrito, o contrato de prestação de serviços.

Nos casos em que o início da relação contratual com o tomador dos serviços for anterior à data de 15/12/1998, fica facultada a formalização do contrato por escrito – art. 12 da Resolução CFC n.º 1590/2020.

O profissional da contabilidade ou a organização contábil deverá celebrar contrato de prestação de serviços por escrito, nos termos e condições da proposta acordada entre as partes.

a) identificação das partes contratantes:
Preâmbulo do Contrato: identificação e qualificação completa, endereço do contratante, contratado e seus representantes.

b) detalhamento dos serviços a serem prestados de forma eventual, habitual ou permanente:
O contrato deve discriminar detalhadamente os serviços a serem prestados, estabelecendo o limite e a extensão da responsabilidade de execução dos mesmos.

c) cláusula que explicite e especifique quais serviços serão executados pelo contratante:
Caso o cliente tenha que executar algum tipo de serviço, como inserir informações em um sistema de dados ou em planilha eletrônica, esse serviço tem que ser discriminado no contrato de prestação de serviços.

d) duração do contrato:
A duração do contrato de prestação de serviços pode ser por tempo indeterminado ou determinado. A duração de um contrato por tempo determinado não pode ser convencionada por mais de quatro anos, cabendo às partes o cumprimento do prazo acordado. A regra geral é a formalização do contrato por prazo indeterminado ou por um período determinado de 12 (doze) meses com a inclusão de uma cláusula prevendo a prorrogação por prazo indeterminado, até que uma das partes manifeste interesse em rescindi-lo. É importante destacar a data de início da prestação dos serviços na cláusula que trata da duração do contrato.

e) valor dos honorários profissionais cobrados por cada serviço prestado, eventual, habitual ou permanente:
O contrato deve discriminar se o serviço é eventual, habitual ou permanente e os honorários devem ser cobrados individualmente, com o valor de cada serviço estipulado em reais.

Salienta-se que não existe tabela de honorários, quem determina o valor dos honorários é o profissional da contabilidade, conforme previsto no item 6 e 8 do CEPC.

A cobrança de honorário adicional no fim do ano, referente ao aumento de serviços provocados pela elaboração da folha de pagamento do 13º Salário, encerramento da escrituração contábil e preparação para o cumprimento das obrigações acessórias só é devida se formalizada em contrato escrito, pois não há legislação que regulamente tal cobrança. A formalização não deve se caracterizar cobrança de 13º honorário do profissional da contabilidade/organização contábil contratado.

f) prazo de pagamento:
O contrato deve discriminar a data de pagamento dos honorários contábeis, assim como os juros e a multa que serão cobrados se o pagamento do honorário for efetuado com atraso.

O contrato deve estabelecer condições para aplicação das penalidades devido a inadimplência ou atraso dos honorários.

g) condições de reajuste dos honorários:
O reajuste dos honorários deve ser estabelecido por meio de índices econômicos ou variações na planilha de custos dos serviços prestados, e não pode ser indexado ao reajuste do Salário Mínimo (Art. 7º, IV, Constituição da República);

A renegociação dos honorários deve se dar em razão de desequilíbrio econômico superveniente (aumento considerável dos serviços) ou resolução por onerosidade excessiva.

h) responsabilidades das partes:
O contrato deve regular o desempenho das obrigações assumidas pelas partes e estabelecer as condições para a reparação de danos que uma parte pode causar a outra.

i) previsão de aditamento contratual, se necessário:
O contrato deve estabelecer a previsão de aditivo para, quando necessário, fazer alteração, correção ou esclarecimento de alguma cláusula específica, ou ainda complementar com novos dados em falta no contrato assinado inicialmente.

j) obrigatoriedade do fornecimento da Carta de Responsabilidade da Administração:
A Carta de Responsabilidade da Administração está prevista na ITG 1000 – Resolução CFC n.º 1418/2012 e trata-se de uma declaração do cliente de que as informações prestadas são fidedignas, os documentos fornecidos são idôneos, não realiza operação ilegal e que os controles internos da entidade são de responsabilidade da administração da empresa.

O objetivo da carta de responsabilidade da administração é salvaguardar o profissional da contabilidade, segregando e distinguindo a responsabilidade do profissional pela escrituração contábil das responsabilidades da administração da entidade, no que se refere à manutenção dos controles internos e ao acesso às informações.

O contratante deverá fornecer, anualmente, ao profissional da contabilidade, a Carta de Responsabilidade da Administração de que trata a ITG 1000, para fins de encerramento do exercício.

Em caso de recusa da entrega da Carta de Responsabilidade pelo contratante, o profissional avaliará a justificativa apresentada, os riscos para a continuidade da prestação de serviço e adotará as salvaguardas necessárias, considerando a sua responsabilidade solidária perante a prática de atos culposos ou dolosos, conforme previsto no artigo 3º da Resolução CFC n.º 1590/2020.

k) cláusula contendo a ciência do contratante relativa à Lei n.º 9.613/1998.
A Lei 9.613/98 dispõe sobre os crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores, entre outras providências.

De acordo com Resolução CFC n.º 1530/2017, o profissional da contabilidade tem a obrigação de informar diretamente ao Conselho de Controle de Atividades Financeira (COAF) sobre operações ilícitas ou que, após análise, podem ser consideradas suspeitas, configurando sérios indícios da ocorrência dos crimes previstos na Lei n.º 9.613/1998, praticadas por seus clientes.

l) Cláusula rescisória com a fixação de prazo de prévio aviso para o encerramento da relação contratual:
O contrato deve estabelecer as condições para a rescisão contratual, mediante a comunicação prévia de que a prestação de serviço não prosseguirá, de forma que a outra parte se prepare para a extinção do contrato.

A comunicação prévia deverá ser realizada com antecedência mínima de oito dias quando o contrato tiver sido fixado por um mês ou mais; de quatro dias quando tiver sido ajustado por semana ou quinzena; e de um dia quando se tenha contratado por menos de sete dias.

A regra geral no mercado contábil costuma ser a comunicação prévia, por escrito, com 30 dias de antecedência mínima.

m) Foro para dirimir os conflitos:
Definir o local em que os conflitos advindos do contrato daquele instrumento serão julgados.

O rompimento do vínculo contratual implica a celebração obrigatória de distrato entre as partes, com o estabelecimento da cessação das responsabilidades dos contratantes.

Na impossibilidade da celebração do distrato, o profissional da contabilidade deverá notificar o cliente quanto ao fim da relação contratual, com a confirmação da cessação das responsabilidades das partes.

a) comunicar ao novo responsável técnico contratado fatos de que deva tomar conhecimento;
b) devolução de livros contábeis e auxiliares, documentos e arquivos das obrigações fiscais entregues ao Fisco, inclusive os arquivos eletrônicos, devendo estar estabelecida em cláusula rescisória do distrato de prestação de serviços.;
c) elaboração das demonstrações contábeis do período correspondente à sua responsabilidade técnica, salvo disposição expressa em contrário no distrato de prestação de serviços;
d) cumprimento das obrigações tributárias acessórias cujo período de competência tenha decorrido na vigência do contrato de prestação de serviços, ainda que o prazo de vencimento da exigência seja posterior ao da vigência do mencionado contrato, salvo expressa disposição contratual em sentido contrário.

Conforme disposto na alínea “l” item 5 do CEPC, o profissional da contabilidade não deve reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, comprovadamente confiados à sua guarda, inclusive com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações contratuais com o profissional da contabilidade, ou pelo não atendimento de notificação do contratante.

7.1 – Transferência dos serviços para outro profissional da contabilidade:
De acordo com o item 5, alíneas “b” e “c” do CEPC, o profissional da contabilidade pode transferir o contrato de serviços a seu cargo a outro profissional, com a anuência do cliente, sempre por escrito, e transferir, parcialmente, a execução dos serviços a seu cargo a outro profissional, mantendo sempre como sua a responsabilidade técnica.

7.2 – Critérios para a definição dos honorários contábeis:
De acordo com o item 6 e 8 do CEPC, o profissional da contabilidade deve estabelecer, por escrito, o valor dos serviços em suas propostas de prestação de serviços profissionais, considerando os seguintes elementos:
(a) a relevância, o vulto, a complexidade, os custos e a dificuldade do serviço a executar;
(b) o tempo que será consumido para a realização do trabalho;
(c) a possibilidade de ficar impedido da realização de outros serviços;
(d) o resultado lícito favorável que, para o contratante, advirá com o serviço prestado;
(e) a peculiaridade de tratar-se de cliente eventual, habitual ou permanente;

7.3 – Clientes que abandonam a relação contratual e desaparecem deixando os documentos sob a responsabilidade do profissional da contabilidade:
a) Quando o contratante tem paradeiro conhecido:
• Notificação, denunciando o contrato e colocando os livros e documentos à disposição para retirada, dentro de um determinado prazo (via correios /cartório ou presencialmente).
• Ultimado o prazo e não atendida a notificação, na exata medida da cautela, poderá o profissional da contabilidade tomar a iniciativa da entrega no local conhecido.
b) Quando se desconhece por completo o paradeiro do contratante:
• Comprovar a inexistência do cliente no endereço de contrato através de notificação, denunciando o contrato verbal ou tácito, colocando os livros e documentos à disposição para retirada, dentro de um determinado prazo (via correios ou cartório) e
• Publicações em jornais de grande circulação do local e, até, da região.

Em ambos os casos promover a comunicação aos órgãos fiscalizadores, inclusive o CRCMG, de que cessaram o contrato e a responsabilidade técnica, comprovando a iniciativa da rescisão contratual e da devolução de todos os livros e documentos que detinha na condição de depositário.

7.4 – Extinção do contrato de prestação de serviços:
O contrato de prestação de serviços poderá ser considerado extinto pela morte de qualquer das partes; pelo término do prazo de contratação; pela conclusão da tarefa para a qual o prestador foi contratado; pela rescisão unilateral quanto ao inadimplemento de qualquer das partes; pela impossibilidade de continuação do contrato decorrente do advento de força maior, pelo distrato (pela vontade das partes); pelas nulidades e anulabilidades.

7.5 – Suspensão do contrato de prestação de serviços:
O contrato será considerado suspenso e, portanto, não irá assegurar o direito a pagamento, durante o tempo em que o prestador deixou de prestar o serviço por sua culpa. Essa previsão favorece, a princípio, o tomador do serviço, já que o prestador não poderá cobrar retribuição de período em que, por sua culpa, deixou de servir. No entanto, poderá ocorrer o caso em que o contratado deve ser remunerado pelo tempo em que o serviço não foi prestado por culpa do contratante. Essa matéria depende das circunstâncias fáticas e pode ser resolvida mediante acordo entre as partes.